Politique de confidentialité

Sofia-LaCharité (« l'Application ») est un logiciel de gestion scolaire conçu, développé et maintenu par son développeur indépendant (« l'Éditeur »). Il est mis à disposition de votre établissement scolaire (« le Client » ou « l'Établissement ») dans le cadre d'un contrat de licence d'usage.

Dans cette relation, l'Établissement est le responsable du traitement : c'est lui qui décide quelles données saisir, qui y a accès en interne, et pour quelles finalités pédagogiques ou administratives elles sont utilisées. L'Éditeur agit en tant que sous-traitant technique : il héberge, fait fonctionner et sécurise l'infrastructure du logiciel, sans consulter, analyser, exploiter commercialement ou revendre les données saisies par l'Établissement.

Cette distinction est importante : pour toute question sur l'usage réel qui est fait des données d'un élève ou d'un membre du personnel au sein de l'établissement, l'interlocuteur compétent est l'Établissement lui-même, et non l'Éditeur.

Selon les modules effectivement utilisés par votre établissement, les catégories de données suivantes peuvent être enregistrées dans l'Application :

Chaque catégorie de données est collectée dans un but précis, lié au fonctionnement normal d'un établissement scolaire :

• Gestion administrative — inscription, suivi de dossier, gestion des classes et des effectifs
• Gestion pédagogique — notes, bulletins, absences, emploi du temps, cahier de texte
• Gestion financière — pensions, factures, trésorerie de l'établissement
• Sécurité des comptes — authentification, prévention des accès non autorisés, blocage anti-intrusion après tentatives de connexion répétées
• Traçabilité et audit — reconstitution de l'historique des actions en cas de litige ou d'anomalie constatée

Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires, de profilage commercial, ou revendue à un tiers.

Les données sont stockées sur une infrastructure de base de données gérée par un prestataire d'hébergement tiers spécialisé, ainsi qu'un service de stockage de fichiers dédié pour les photos et documents (élèves, personnel). Ces prestataires sont choisis pour leurs garanties de sécurité et ne sont pas autorisés à exploiter les données pour leur propre compte.

Selon l'offre d'hébergement retenue par l'Établissement à un instant donné (notamment en cas d'usage d'une offre gratuite ou d'entrée de gamme), certaines limitations techniques peuvent s'appliquer : nombre de connexions simultanées, délai de réactivation après une période d'inactivité, ou volume de stockage. Ces limitations n'affectent pas la confidentialité des données mais peuvent influer sur la disponibilité du service (voir les Conditions d'utilisation).

L'accès aux données au sein de l'Application est restreint selon le rôle attribué à chaque utilisateur par l'établissement :

• Super Admin / Directeur — accès complet à l'ensemble des modules
• Secrétariat — accès à la gestion des élèves, classes et inscriptions
• Professeur — accès limité aux classes, matières et élèves qui le concernent
• Econome — accès aux modules financiers
• Préfet des études / Surveillant général — accès aux modules disciplinaires et académiques

Cette répartition des accès (contrôle par rôle) est un principe de sécurité fondamental de l'Application : un utilisateur ne peut techniquement pas consulter des informations en dehors du périmètre de son rôle.

Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre pour protéger les données hébergées dans l'Application :

• Mots de passe stockés sous forme chiffrée (hachage), jamais en clair
• Connexions au serveur chiffrées (HTTPS/SSL)
• Jetons de session avec expiration automatique
• Blocage automatique après plusieurs tentatives de connexion échouées (protection anti-force brute)
• Contrôle d'accès strict par rôle
• Journal d'audit horodaté des actions sensibles, incluant l'adresse IP et l'appareil utilisé

Aucun système informatique n'étant infaillible, l'Éditeur ne peut garantir une sécurité absolue contre toute intrusion. L'Éditeur décline toute responsabilité en cas d'accès non autorisé résultant d'une négligence dans la gestion des identifiants par les utilisateurs de l'Établissement (mot de passe partagé, faible, réutilisé ailleurs, ou compte laissé ouvert sur un poste partagé).

L'Application traite nécessairement des données concernant des élèves mineurs, dans le cadre exclusif de la gestion scolaire de l'Établissement. Ces données sont saisies et administrées par le personnel autorisé de l'Établissement, et non directement par les élèves eux-mêmes.

Il appartient à l'Établissement de recueillir, si la réglementation applicable l'exige, le consentement ou l'information appropriée des parents et tuteurs légaux quant à l'enregistrement de ces données dans un système informatisé de gestion scolaire.

L'Application utilise un unique cookie technique, strictement nécessaire au fonctionnement du service : il conserve votre session de connexion (jeton d'authentification et informations de profil basiques) afin d'éviter de vous reconnecter à chaque page. Ce cookie expire automatiquement après une durée limitée et ne sert à aucune finalité de suivi publicitaire ou d'analyse comportementale.

Les données sont conservées tant que l'Établissement utilise activement l'Application dans le cadre de son contrat avec l'Éditeur. En cas de fin de contrat, de résiliation ou de changement de prestataire, l'Établissement peut demander l'export de ses données ou leur suppression définitive, dans un délai raisonnable convenu avec l'Éditeur.

Le journal d'audit (traçabilité des actions) peut être conservé au-delà de cette période à des fins de preuve en cas de litige, pour une durée n'excédant pas ce qui est raisonnablement nécessaire.

Toute personne dont les données figurent dans l'Application (membre du personnel, parent, tuteur, ou l'élève lui-même via son représentant légal) peut demander l'accès, la rectification ou la suppression de ses informations.

Cette demande doit être adressée en priorité à l'Établissement, qui est le responsable du traitement de ces données et le seul habilité à y donner suite directement dans l'Application (via ses comptes administrateurs). L'Éditeur, en tant que sous-traitant technique, n'intervient qu'en support de l'Établissement pour l'exécution technique de ces demandes.

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter une évolution de l'Application, de ses fonctionnalités, ou de la réglementation applicable. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Il est recommandé aux administrateurs de l'Établissement de consulter cette page périodiquement.

Pour toute question d'ordre technique concernant cette politique de confidentialité, ou pour signaler une préoccupation liée à la sécurité des données au sein de l'Application, vous pouvez contacter l'Éditeur à l'adresse willketch545@gmail.com.